Sunday, October 28, 2007

參七、推薦函Recommendation/Reference Letter

(一)找推薦人

一般說來,各校多半要求填具三封推薦信,有實習或工作經驗者,多半會請上司寫一封,另兩封再請學校的教授撰寫。因為推薦人的時間有限,前人給我的建議是:一位推薦人大約可以負擔推薦信的上限是六封(給六校),僅供參考。
以我2006年申請八校為例,工作經驗的部份我請童軍文教基金會的楊朝祥董事長幫我繕寫推薦信,台大校內又找了兩位教授:石之瑜教授、楊永明教授。
  • 與對方校確定推薦者資格
若有學校表示他們希望推薦者全部出自學術系統,而受推薦者本身認為有其他上司、長輩因為認識你很久對你的辦事能力、人格特質有極清楚的認識,也會在推薦我這個候選人時展現極佳的說服力,不妨大膽寫信向對方學校爭取他們接受這樣的推薦人。2004年的成果是:剩下一校堅持不放鬆,其他各校欣然接受這份推薦信。
  • 邀請推薦者2004年申請2005年秋季
「我跟教授都不熟怎麼辦?」我很幸運,完全沒有遇到這個問題。當然我也不只是「幸運」而已,還加上我在大學階段就有默默經營與老師間的互動關係,並且悄悄的留心老師們各自的撰寫推薦信條件、門檻。
    • 包院長:
      • 條件:學生必要修過他兩門課以上,且得到80分以上成績。每年有推薦人數上限(所以要搶要快!)受推薦者須自備草稿、對方校系參考資料、中文歷年成績單、簡單中文自傳。
      • 我的優勢:前述條件符合;修課期間擔任班代處理庶務;製作報告時常向老師請教。
    • 石教授:
      • 條件:受推薦者須自備草稿。(其實還有很多,不過因為我跟老師頗熟,今年請教老師的時候完全不知道老師的設限很多……一舉打破所有限制)
      • 我的優勢:修課期間勇於發言;短期參加老師主辦的讀書會;社團承辦繫上活動時老師為兩位諮詢者之一,所以知道我的辦事能力。
    • 教授:
      • 條件:受推薦者需跟老師談一談,並要自備草稿。
      • 我的優勢:修課期間認真、勇於發言;社團承辦繫上活動時老師為兩位諮詢者之一,所以知道我的辦事能力。
  • 邀請推薦者—2006年申請2007年秋季
離校已經兩年的我起初非常擔心邀請老師們幫我寫推薦信會難如登天,出乎意料的是,兩位我徵詢的老師百發百中的都在第一時間允諾幫我!感謝二次挺身而出的老師與大學四年的導師楊永明老師!
至於第三封推薦信,雖然大家都笑稱「有在工作的人都有老闆一票鐵票,擔心什麼?」我在徵詢主管幫我寫推薦信的時候,還是膽顫心驚深怕立即得到了回絕,於是先誠懇的請教執行長幫我推薦的可能性,而他很慷慨的直接允諾要請德高望重的董事長直接出面推薦我!認真工作的人,果真會在某些時候發現一切都是值得的:有努力、有肯定啊!
    • 教授:
      • 條件:受推薦者須自備草稿。
      • 我的優勢:有老師前一次申請時幫我寫的推薦信作為基底,我把過去一年多自己的成長補充、修改成新的版本後請老師過目,於是節省了大量的擬稿時間,也直接採用類似老師親筆寫推薦信時的語氣。
    • 教授:
      • 條件:受推薦者需準備簡要的草稿。
      • 我的優勢:修課期間認真、勇於發言;教授為社團指導教授;我曾任班代,老師對我仍有印象。
    • 楊董事長:
      • 條件:受推薦者須自備草稿。
      • 我的優勢:工作認真、成效明確、與老闆在諸多國內外場合有互動機會。
邀請推薦者之前你的評估當然會跟我大有出入。基本原則就是找最有可能說出關於你個人的肺腑之言的教授為文。我不諱言2004邀請包院長為我寫推薦信,有部份原因是因為他是「社科院院長」頭銜大,除此之外,我在他的課堂上寫過一篇關於媒體對政治影響力的報告得了高分,自然也成為我請他擔任推薦人的有利條件之一。另兩位2004年請託的教授因為一次共同辦活動的接觸,使他們成為證明我「工作能力」的有力證人;教授在國際上的盛名、堪稱國內歐盟權威的教授(使他的推薦可以間接證明我的「跨文化視野、關懷」)都在我的精心計畫下延攬為文。
我在200410月份就先發出電子郵件邀請信.doc給老師們,取得他們的首肯與得知他們的細項要求;11月中跟老師們談過話,然後拚命寫草稿、附上需要的資料,到12月底通通丟給推薦人填寫、彌封完成。
2006年的申請我則於11月份才與推薦者們聯繫,時值石老師忙碌於幾個國際會議期間,但老師仍撥冗為我寫好推薦信;楊老師在我與他Email聯繫過後、我把推薦信表格資訊拿到學校研究室之後的三天內就完成了所有的填表、彌封;楊董事長該期間更是海內外研討會、官員學者接待不斷,而他仍然擠出時間協助我完成了推薦大業……
  • 撰寫草稿
你如果非常幸運,推薦者一旦答應幫你做推薦人就一切搞定了;你也可能跟我一樣得事必躬親,而這個可能性大於前者許多……。你撰寫的草稿有兩個可能結局:1) 推薦者依此為本作修改,用他的語氣呈現以後送出。2)原汁原味簽名、彌封完成送到對方學校審核委員會。為了避免你的草稿是被以後者的方法對待,造成你自己承受巨大的損失,建議你「別把草稿當草稿寫!!」而要把它當成最後的版本揮汗、揮淚的用心寫。
同一個推薦者給各校的推薦信版本需要不同嗎?這個問題無解。不過我可以提醒你一件事:如果各校有自己的專用推薦信表格,而它跟別人的內容區別性很大,或許你為該校量身訂做推薦信的必要性就存在了。

(二)信紙、信封、推薦表格

大部分的學校都有需要老師打勾勾的地方、簽名的地方,甚至專用信紙。對方校系基本表格填完後,推薦信的本文你可以到各繫上購買專用的信紙/信封,之後連同其他相關資料提供給推薦人使用。
2006年申請時已有多校大幅採用線上呈遞推薦信的方式取代紙本推薦信,強烈建議如果各校期望線上推薦信,就拜託推薦者協助上網填表吧!如果他們實在有困難,可以與推薦者協調請他們把線上推薦信的登入資訊轉寄回來給申請者,在申請者與推薦者確認應填具內容後,由申請者自行上網打勾勾、複製貼上內容、做電子簽名。
基於你提供給推薦者的參考資料也可能林林總總一大堆,不妨跟我一樣用推薦函_給老師的提醒.doc附在所有資料的第一頁,並且把deadline由近到遠的排列出來提醒推薦者們。(同樣的技巧在兩次申請時皆使用)
  • 附上的資料可以用電子檔(傳e-mail或用磁片遞交)或/和紙本,可以詢問推薦者們的個人愛好。大部份的推薦者都會接受你的SOP草稿、自傳草稿,因為他們知道你縱有三頭六臂,也很難在給他們寫推薦函時已經讓全部的essays定稿。
  • 教授可用校內/系內信紙、信封,實習/工作單位的推薦者則以使用印有該單位圖樣的信紙、信封為佳。
  • 台大政治系的系信封.doc我也用WORD排版對好位置打印出地址了,懶得對位置的人可逕自手寫。
    • 注意!有些學校推薦信的寄達地址會跟官方成績單寄達的地址不同,應該細查
  • 如果你跟我一樣擔心推薦者漏看/漏填了哪一格,不妨可以在附上表格時用小條的便利貼貼在那幾個位置旁邊。你的小細心不只可以幫助老師,更可能幫了自己!
  • I WAIVE/DO NOT WAIVE my rights of confidentiality.這個選項常在推薦表格上面出現,選擇WAIVE意即「我放棄在推薦人填好推薦信後觀看全文的權力」
    • 有人說,如果草稿是受推薦者本人擬的,就應該填具後者,我覺得倒也不盡然。我擬好草稿給推薦人參考,他做了任何修改我都不管,如此一來我填具前者仍然無誤啊!
    • 以三位推薦者的不同風格為例:包院長從我呈交草稿後就什麼也不讓我看了,推薦信回到我手中已然彌封完成;石教授收到我的草稿後,將大幅修改過的全文以電子郵件附件寄回我的信箱,請我確認細節是否無誤,然後打印出來放到系辦信箱等他簽名彌封完成領回;張教授過目草稿一遍就吩咐我印出è簽字è彌封完成。請問我應該填寫WAIVE還是DO NOT WAIVE?我一律填寫前者,反正胸懷坦蕩蕩,不怕對方學校刁難。

(三)彌封

若推薦者幫你封好了,你只需要領回收好,等著跟其他資料一起寄出;反之,你需要確定推薦者有在信封封口簽上名,取回後你再自己黏上膠水,小心翼翼的把信封貼正。
  • 注意!有的學校會要求推薦信要獨立於其他資料寄出,請細讀各校系規定!

(四)其他參考資料

  • 椰林風情bbstelnet://bbs.ntu.edu.tw(E)Group 分類選擇討論區
     7.Info 資訊交流 經驗交流
      2.AdvancedEdu 深造.留學.進修資訊交流
       [Tab]進精華區 8-7-5 推薦信範例
  • 批踢踢bbs版telnet://bbs.ptt.cc(C)Class分組討論區
     10.生活娛樂館 生活, 娛樂, 心情
      13. Traveling 旅遊 Σ旅遊玩樂風 → 旅遊/留學
       24. Studyabroad 溫馨留學板
       按[z]進精華區13-4-1推薦信,推薦人,推薦信信封
  • 我的幾篇:
 2004申請2005秋季班:
    • _BU.doc:我的草稿,後來老師是否改過完全未知。
    • _All.doc:這篇無懈可擊!看完都快感動落淚了!(老師我有這麼好嗎?)
    • _GU.doc:我的草稿=定稿。上方的空格留給信函原有的mark、文字。
    • 黃(連結已移除):用Acrobat Illustrator直接對位,打到既有的表格上。
 2006申請2007秋季班:
    • _All.doc:我的草稿,後來完全不是用這份,因為老師要我寫簡要的敘述給他,他自己另外幫我用他的語氣寫。真正寄出的版本我沒有看過。
    • 2006.doc:加了畢業後的動向,用2004年原稿update

4 comments:

Anonymous said...

Wendy 你好,拜讀blog,實受益良多,目前還在苦戰中 >"<。想請問關於【系信封.doc】這項文件是否方便以pdf格式上傳/呈現呢?因為用瀏覽器開啟,格式都跑掉了,實在可惜 ^^" 謝謝你!!

WendyChen said...

Hello這位朋友,
基本上因為這個系信封事隔多年應該也已經有了格式/尺寸的變化,所以我想我去修正該檔案的必要性已經減低許多;基本上這個文件的格式所要傳達最重要的事情是:請遵循西式信封的格式填入對方學校/系的收件人、地址等等資訊。我再來找找這塵封多年的資料檔是否還在可以進行轉檔並更新上來。謝謝建議!

雁丰 said...

Wendy您好
我也是擔心推薦信會被回絕的其中一員:P
想寄信先問教授又遲遲游移不決
看了您的這篇讓我有信心繼續下去了!
後面這種小地方的細心也讓我大開眼界,謝謝您特別撰寫這篇文章!

Wendy Chen said...

雁丰加油囉